Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

BICONS SOLUCIONES DIGITALES, S.L. (NIF B25961962), con domicilio en Calle Virgen, 2 – 06400 Don Benito (Badajoz), España y email info@bicons.com, es el titular de decapass.com y trata los datos personales de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

En esta plataforma hay dos papeles distintos, y es importante distinguirlos:

• Somos responsables de los datos de las personas que usan la plataforma (sus cuentas de acceso) y de los datos de las empresas clientes necesarios para prestarles el servicio y facturarlo.
• Somos encargados del tratamiento de los datos que cada empresa cliente introduce para emitir sus DeCA (conductores, cargadores, destinatarios, vehículos y mercancías). De esos datos es responsable la empresa cliente, y los tratamos solo para prestarle el servicio y siguiendo sus instrucciones (apartado 5).

2. Qué datos tratamos

• Cuenta de usuario: al acceder con Google recibimos su nombre, su email, su foto de perfil y un identificador de la cuenta. No recibimos ni guardamos su contraseña de Google.
• Empresa cliente: razón social, NIF, domicilio, número de autorización de transporte y los emails de las personas a las que se invita a administrarla.
• Pedidos y facturación: packs de DeCA solicitados, importes, referencias de transferencia y estado del pago.
• Datos de los DeCA (introducidos por el cliente): nombre y NIF/NIE, móvil y email de los conductores; nombre, NIF y domicilio de los cargadores; destinatarios; matrículas; origen, destino y naturaleza de las mercancías.
• Datos técnicos y de actividad: dirección IP, fecha y hora de acceso, registros del servidor, historial de acciones sobre cada documento (emisión, modificaciones, envíos) y registro de los emails enviados. Al hacer un pedido guardamos, como prueba interna de que se aceptaron los términos y condiciones, la fecha y hora, la dirección IP, el navegador y la versión del texto aceptado.
• Visitas a la web pública: cuando entra en la página de inicio o en los textos legales, o abre un enlace nuestro con un código de campaña (por ejemplo ?p=email), registramos en nuestro servidor su dirección IP, la fecha y hora, la página visitada, la web desde la que llega, el tipo de navegador y, en su caso, ese código de campaña. No usamos cookies para ello. Si después registra una empresa, guardamos con ella el canal por el que llegó.

3. Para qué los tratamos y con qué base legal

• Dar acceso a la plataforma y prestar el servicio contratado (crear cuentas, emitir, conservar y enviar los DeCA): ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD).
• Gestionar los pedidos, cobros y facturas: ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones legales fiscales y contables (art. 6.1.b y 6.1.c RGPD).
• Conservar los DeCA durante el plazo que exige la normativa del transporte: cumplimiento de una obligación legal del cliente (art. 6.1.c RGPD).
• Enviar comunicaciones sobre el servicio (avisos de pedidos, cambios en las condiciones, incidencias): ejecución del contrato.
• Garantizar la seguridad de la plataforma y prevenir usos fraudulentos mediante los registros técnicos: interés legítimo (art. 6.1.f RGPD).
• Atender consultas y solicitudes que nos haga llegar: interés legítimo o, en su caso, ejecución del contrato.
• Saber por qué canales nos conocen los visitantes y cuántos se registran (estadísticas internas de procedencia de las visitas): interés legítimo en medir y mejorar la difusión del servicio (art. 6.1.f RGPD). Puede oponerse escribiendo a la dirección del apartado 8.

No enviamos publicidad ni boletines comerciales, y no elaboramos perfiles ni tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre usted.

4. Acceso público a los documentos

La normativa del DeCA electrónico exige que cada documento pueda abrirse desde su código QR o su enlace sin usuario ni contraseña, para que la inspección pueda comprobarlo. Por eso, cualquier persona que disponga del enlace o del QR de un DeCA puede ver su contenido. Cada enlace lleva un identificador aleatorio y difícil de adivinar, y los documentos no se indexan en buscadores, pero el cliente debe compartirlos solo con quien corresponda (conductor, cargador, inspección).

5. Datos tratados por cuenta de los clientes (encargo del tratamiento)

Respecto de los datos que el cliente introduce en sus DeCA, BICONS SOLUCIONES DIGITALES, S.L. actúa como encargado del tratamiento (art. 28 RGPD) y se compromete a:

• Tratarlos únicamente para prestar el servicio y conforme a las instrucciones del cliente.
• Mantener su confidencialidad y exigirla a las personas autorizadas para tratarlos.
• Aplicar las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas (apartado 9).
• Recurrir solo a los subencargados indicados en el apartado 7, con las mismas garantías.
• Ayudar al cliente a atender los derechos de los interesados y a cumplir sus obligaciones de seguridad y notificación de brechas.
• Al terminar el servicio, devolver o suprimir los datos según indique el cliente, salvo que la ley obligue a conservarlos.

El cliente, como responsable, debe informar a sus conductores y al resto de personas cuyos datos introduce de que se usarán para emitir y enviarles los DeCA, y contar con una base legal para ello.

6. Cuánto tiempo los conservamos

• Cuenta de usuario: mientras esté activa. Tras la baja, se bloquea durante los plazos de prescripción de las posibles responsabilidades.
• DeCA emitidos: al menos un año desde su emisión, como exige la normativa, y mientras la cuenta de la empresa siga activa. Los documentos emitidos no se modifican ni se eliminan: cada cambio genera una versión nueva y se conserva la anterior.
• Datos de facturación: durante los plazos que exigen las normas fiscales y mercantiles (con carácter general, seis años).
• Registros técnicos y de envío de emails: el tiempo necesario para garantizar la seguridad del servicio y atender incidencias.
• Registro de visitas a la web: mientras sea necesario para esas estadísticas. Revisaremos periódicamente estos datos y suprimiremos o anonimizaremos los que ya no sean necesarios.

7. A quién comunicamos los datos

No vendemos ni cedemos datos personales a terceros, salvo obligación legal. Para prestar el servicio contamos con estos proveedores, que actúan como encargados o subencargados del tratamiento:

• Alojamiento: servidores ubicados en la Unión Europea.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES, región de Irlanda): envío de los emails de la plataforma, por ejemplo cuando un cliente envía un DeCA a un conductor.
• Google: inicio de sesión con cuenta de Google.
• Google Analytics (Google Ireland Limited): estadísticas de uso del sitio, únicamente si acepta las cookies de estadísticas.
• bpanel.app (servicio de BICONS): generación de la imagen del código QR, a la que solo se envía el enlace del documento.

Si el cliente usa el botón de envío por WhatsApp, el mensaje se abre y se envía desde su propio dispositivo y su cuenta de WhatsApp, bajo las condiciones de ese servicio.

Algunos de estos proveedores pertenecen a grupos con sede en Estados Unidos. En ese caso, las transferencias internacionales se amparan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.

8. Sus derechos

Puede ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, así como retirar el consentimiento que haya prestado, escribiendo a info@bicons.com o por correo postal a Calle Virgen, 2 – 06400 Don Benito (Badajoz), España.

Si sus datos los ha introducido una empresa cliente (por ejemplo, si es conductor), diríjase preferentemente a esa empresa, que es la responsable; si nos escribe a nosotros, le trasladaremos la solicitud.

Si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

9. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, conforme a los artículos 5 y 32 del RGPD: conexiones cifradas (HTTPS), acceso con cuenta de Google, separación estricta de los datos de cada empresa, registro de las acciones realizadas sobre cada documento, copias de seguridad y servidores en la Unión Europea.

10. Datos que nos facilita

Los campos marcados como obligatorios en los formularios son necesarios para prestar el servicio; si no se rellenan, no podremos atender la solicitud. Quien facilita datos garantiza que son veraces y se compromete a comunicar cualquier cambio.

11. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para adaptarla a cambios legales o del servicio. Publicaremos siempre la versión vigente en esta página, con su fecha de actualización, y avisaremos a los clientes de los cambios relevantes.